Chi phí trung bình hàng tháng cho quán cà phê

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh quán cafe hoặc đã quản lý một quán cafe. Điều quan trọng là bạn phải tính được chi phí trung bình mà bạn sẽ chi hàng tháng để vận hành quán cafe. Khi đã có chi phí bạn sẽ tính được tính khả thi của chính quán cafe của mình. Tính toán được thời gian hoàn vốn, nếu như lỗ thì bạn có thể trụ vững được bao lâu.

Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng xác định tỷ suất lợi nhuận của mình và đưa ra các dự báo cho chiến lược phát triển kinh doanh quán cà phê của bạn nếu bạn đã đi vào hoạt động.

Biết được chi phí trung bình hàng tháng của quán cà phê sẽ giúp bạn định giá sản phẩm của mình một cách cạnh tranh và hiệu quả để có được tỷ suất lợi nhuận mà bạn mong muốn.

Chi phí trung bình hàng tháng cho cửa hàng cà phê của bạn là tổng chi phí trung bình hàng tháng liên quan đến việc quản lý quán cafe hàng tháng. Chúng bao gồm chi phí nhân viên, tiền thuê nhà, tiền điện nước, tiền lãi vay (nếu có), chi phí cà phê và nguyên liệu, chi phí giao hàng…

Những khoản chi phí này phụ thuộc vào quy mô quán cà phê và một số yếu tố khác. Chúng ta sẽ chia nhỏ hai chi phí này thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.

Chi phí cố định

Chi phí cố định là những khoản chi phí không thay đổi bất kể sự tăng hay giảm của lượng khách trong thời gian cụ thể (ở đây là 1 tháng). Chúng chiếm phần lớn chi phí của bạn. Các chi phí này không đổi bất kể những thay đổi có thể xảy ra trong quán cafe của bạn. Chi phí cố định chỉ thay đổi trong thoả thuận hoặc hợp đồng giữa những bên có liên quan xác định chi phí này. 

Các chi phí cố định hàng tháng chính để điều hành một quán cà phê bao gồm:

Tiền Thuê Nhà

Theo chi phí ngành, chi phí hàng tháng cho tiền thuê nhà và các chi phí cố định khác nếu có của bạn không được nhiều hơn 15 % doanh thu trung bình hàng tháng. Chi phí thuê mặt bằng được xác định bởi vị trí và quy mô của quán cà phê.

Quy mô quán cà phê cũng quyết định số tiền bạn sẽ chi cho các chi phí cố định khác nếu có. Ví dụ, nếu quán cà phê của bạn nằm ở khu vực đắc địa, bạn sẽ phải trả nhiều tiền thuê hơn so với các khu vực khác.

Tuy nhiên, lợi thế ở đây là bạn có thể cộng thêm chi phí nhiều hơn vào sản phẩm bạn bán ra ở vị trí đắc địa và bù đắp cho chi phí thuê cao hơn.

Chi Phí Nhân Viên

Chi phí nhân viên bao gồm tiền lương, phúc lợi, tiền thưởng, và thuế, các dịch vụ kế toán liên quan đến việc trả lương. Chi phí lao động cũng nên bao gồm tiền lương của bạn. Theo những chuyên gia trong ngành thì, chi phí lao động phải thấp hơn 35% tổng doanh thu trong tháng.

Chi phí dành cho nhân viên pha chế (barista) rất dễ làm ngân sách của bạn thâm hụt. Mỗi chủ quán cafe điều muốn có những nhân viên pha chế tốt nhất và phải trả lương cao. Mặc dù đây là điều tốt nhưng bạn phải chú ý đến chi phí tương ứng với doanh số cafe trung bình hàng tháng mà bạn bỏ ra.

Tiền Lãi Vay

Hầu hết các chủ quán cafe điều vướng vào chi phí này. Trong nhiều trường hợp thì, khoản vay là cần thiết để giữ cho quán cafe hoạt động ổn định. Bao gồm chi phí trả lại các khoản vay đó vào chi phí hoạt động của bạn.

Bạn nên tính cả chi phí xây dựng quán vào chi phí vận hành của mình. Điều này giúp bạn nắm chắc tình hình tài chính của quán cafe tốt hơn và có thể giúp bạn theo dõi tình hình kinh doanh của quán cà phê.

Biến Phí 

Biến phí là chi phí trực tiếp của doanh số thức uống hàng tháng. Có nghĩa là nếu bạn bán nhiều cà phê trong tháng đó so với tháng trước thì nhất định biến phí sẽ tăng lên. Do là bạn sử dụng nhiều nguyên liệu hơn, như sữa, cà phê hạt, đường, ly nhựa… Do đó, biến phí là chi phí khó dự đoán nhất trong mỗi tháng.

Lời khuyên ở đây chi phí của các thành phần và nguyên liệu bạn sử dụng trong sản xuất không vượt quá 40% doanh thu. Điều này thường chiếm phần lớn chi phí của bạn. Ngoài ra, chi phí vật liệu sử dụng một lần (nếu có) như ly giấy sử dụng 1 lần, túi giấy và những thứ khác dùng để đ kèm với thức uống không nên chiếm quá 5% doanh thu.

Các Chi Phí Khác

Các chi phí khác phải kể đến là marketing, bảo trì thiết bị và sửa chữa chung cho quán cà phê. Nếu như lượng khách tăng theo tháng thì chi phí nâng cấp thiết bị cũng coi như là chi phí khác và đưa vào mục này.

Tính toán chi phí trung bình hàng tháng của quán cafe

Để tính toán chi phí hàng tháng của quán cà phê, hãy lập danh sách các chi phí khác nhau liên quan đến việc quản lý quán cà phê. Không phải tất cả các khoản chi đều rõ ràng ngay lập tức, bạn phải bắt tay vào làm. Chú ý đến các chi phí ẩn mà bạn thường bỏ qua, bạn phải thêm chúng ngay vào danh sách. 

Đối với những chi phí như tiền thuê nhà thì hãy chia điều số tiền này cho 12 tháng. Tổng các chi phí này mỗi tháng bù vào chi phí hàng tháng của bạn.

Tỷ Suất Lợi Nhuận

Lợi nhuận là một phần rất quan trọng và là mục tiêu của quán cafe. Đó là mục đích khi bạn xây dựng quán, và kinh doanh. Sau khi tính chi phí quán cafe, bạn phải tính tỉ suất lợi nhuận. Tỉ xuất lợi nhuận là phần còn lại của tổng doanh thu và chi phí hoạt động. Lý tưởng nhất là tỷ xuất lợi nhuận của bạn không được thấp hợp 10% tổng doanh số bán hàng.

Cách Cắt Giảm Chi Phí Hàng Tháng Cho Quán Cafe

Nếu bạn đang trong tình trạng không tạo ra đủ doanh thu để bù đắp chi phí hàng tháng và có mức lợi nhuận ổn định, bạn cần thực hiện các cách cụ thể chi tiết để cắt giảm chi phí. Vấn đề này rất quan trọng vì quán cafe của bạn có bền vững hay không phụ thuộc vào khâu này.

Tính toán chi phí hàng tháng của bạn là bước đầu tiên để áp dụng các biện pháp giảm các chi phí này. Dưới đây là một số biện pháp khác mà bạn có thể áp dụng.

Giảm Chi Phí Thuê Nhân Viên

Đối với nhiều chủ quán cà phê, chi phí nhân viên là một trong những thứ chiếm phần lớn chi phí hàng tháng. Một lựa chọn chủ yếu là cắt giảm số lượng nhân viên bạn có trong thời gian vắng khách. Xây dựng thời gian làm việc theo ca sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện vấn đề này. Bằng cách này, bạn có thể có ít nhân viên hơn vào những giờ chậm trong ngày, cuối cùng là giảm chi phí nhân sự của bạn.

Xác định khách hàng trung thành

Cố gắng biến khách hàng từ vô tình ghé quán của bạn trở thành khách hàng trung thành. Khi nhắc đến cafe thì họ phải nhớ đến bạn. Đây là một vấn đề nan giải cho hầu hết chủ quán cafe.

Sử dụng công nghệ

Sử dụng các hệ thống như hệ thống POS (phần mềm bán hàng) có thể giúp bạn giảm chi phí hàng tồn kho. Nó giúp ngăn chặn lỗi đơn hàng, lãng phí và trộm cắp. Để đảm bảo hiệu quả, hãy đảm bảo bạn luôn cập nhật hệ thống.

Sử dụng hệ thống POS cũng giúp tiết kiệm thời gian bằng cách giúp nhân viên của bạn làm việc nhanh hơn, do đó cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn và cuối cùng là tăng lợi nhuận của bạn.

Quảng cáo trên mạng xã hội

Quảng cáo trên mạng xã hội như facebook, zalo… có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền. Mặc dù nó đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian. Ví dụ: Bạn dành thời gian ngày chủ nhật để lên danh sách lịch đăng facebook hằng ngày trong tuần đó. Nó giúp tăng phạm vi tiếp cận khách hàng và gia tăng tăng lợi nhuận.

Nhưng vấn đề cần lưu ý là nên nắm bắt ngân sách chi tiêu cho quảng cáo hàng tháng để vận hành công việc kinh doanh quán cafe của bạn được cải thiện. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định kịp thời quan trọng để cải thiện quán cà phê của bạn khi cần thiết. Cuối cùng, bạn sẽ đi đúng hướng để xây dựng một doanh nghiệp bền vững.

Xin lưu ý: Bài đăng trên HocaGroup này chỉ dành cho mục đích tham khảo, không phải chính xác 100%. Vui lòng tham khảo ý kiến ​​chuyên gia trong ngành để áp dụng vào từng trường hợp cụ thể.

Bạn có biết: HocaGroup.com hiện tại cung cấp giải pháp tổng thể về thiết bị máy pha cà phê, cà phê hạt và dịch vụ ngành F&B. Hãy liên hệ ngay với HocaGroup qua hotline 0862 132 229 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.