Cách quản lý dòng tiền hiệu quả khi kinh doanh quán cafe

Mục tiêu khi trong khi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và việc mở cửa quán cà phê của bạn nói riêng chính là tạo ra một dòng tiền dương. Hay nói cách khác chính là số tiền thu được được nhiều hơn số tiền đã bỏ ra. Và để làm được điều đó, thì việc quản lý dòng tiền của quán là điều vô cùng quan trọng. Nhưng làm thế nào để có thể quản lý dòng tiền quán cafe một cách hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu với Hocagroup trong bài viết dưới đây nhé!

Các tính toán dòng tiền của quán cafe

Để bắt đầu một hoạt động kinh doanh thì dòng tiền là yếu tố đầu tiên và cần thiết nhất. Nhưng khi nhắc dòng tiền và việc quản lý dòng tiền, vẫn còn rất nhiều người chưa thực sự hiểu và biết cách quản lý dòng tiền của mình. 

Dòng tiền là gì? 

Dòng tiền chính là sự lưu chuyển vào (thu) hay ra (chi) của các khoản tiền tệ trong một doanh nghiệp. Sự lưu chuyển của dòng tiền có liên quan đến việc lưu chuyển của dòng tiền ra và vào. Đối với việc kinh doanh quán cà phê, dòng tiền chính là chỉ số quan trọng biểu thị tình trạng tài chính của quán. 

Và việc quản lý dòng tiền có nghĩa là cách thức quản lý dòng tiền ra, vào của doanh nghiệp. Là một quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu hoá số tiền thu được. 

Cách tính toán dòng tiền

Dòng tiền âm (dòng tiền ra) được hiểu là số tiền được sử dụng cho việc vận hành cửa hàng. Gồm có tiền nguyên vật liệu, lương cho nhân viên, tiền thuê mặt bằng,… Dòng tiền âm có thể được chia thành 3 loại: 

• Hoạt động sản xuất
• Hoạt động tài chính
• Hoạt động đầu tư

Dòng tiền dương (dòng tiền vào) là khoản tiền thu được từ các hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Như là từ việc bán đồ ăn, thức uống, thanh lý đồ cũ hay cả những khoản vay. Gồm có 3 loại chính: 

• Hoạt động đầu tư
• Hoạt động tài chính
• Hoạt động kinh doanh

Quản lý dòng tiền hiệu quả là điều cần thiết đối với sự tồn tại và phát triển của bất kỳ quán cà phê nào. Hiểu được các nguyên tắc cơ bản về dòng tiền của quán sẽ giúp bạn xác định những điều cần được cải thiện trong hoạt động tài chính của quán. Và từ đó bạn có thể tối đa hoá lợi nhuận của quán. 

Quản lý dòng tiền quán cafe: sự khác biệt giữa thành công và thất bại

Bạn có biết rằng, các quán cà phê tốt nhất trong khu vực nơi bạn sinh sống có thể có được mức doanh thu lên tới 20% hàng năm nhưng vẫn không có đủ lợi nhuận? Thậm chí là còn đang đứng trên bờ vực phá sản. Bạn có bao giờ tự hỏi rằng, tại sao lại có điều đó xảy ra không? 

Nguyên nhân là bởi những gánh nặng về tài chính. Như là chi phí mở rộng, chi phí sửa chữa, cải tạo, thương lượng lại hợp đồng thuê hay là chi phí đầu tư cho thiết bị mới. Khi bắt đầu xây dựng một kế hoạch kinh doanh, điều mà bạn phải nghĩ tới đó là kế hoạch vận hành chúng lâu dài. Chứ không phải là lên kế hoạch cho ngày mở cửa. 

Đôi khi sự khác biệt giữa một cửa hàng cà phê thành công và một cửa hàng cà phê đang gặp khó khăn lại rất nhỏ. Đó chính là cách chủ quán quản lý dòng tiền. 

Hai quán cà phê đều có chất lượng cà phê tuyệt vời và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt. Cả hai đều có thể mang đến những trải nghiệm độc đáo, hấp dẫn. Và từ đó khiến khách hàng quay trở lại nhiều hơn. Tuy nhiên, với những cơ hội như nhau, một quán cà phê chắc chắn sẽ gặp khó khăn. Trong khi quán cà phê kia phát triển mạnh mẽ.

Chìa khóa thành công trong việc kinh doanh quán cà phê

Khả năng tạo ra dòng tiền dương từ các hoạt động kinh doanh thông thường của quán cà phê là một trong những yếu tố chính mà chủ sở hữu, nhà cung cấp và nhà đầu tư tiềm năng đang tìm kiếm. Kinh doanh quán cà phê nói chung là mô hình rất tích cực về dòng tiền. Nhưng điều này có thể tạo ra một cái bẫy lớn. Và cái bẫy này là dành cho những người không hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý dòng tiền. Nguồn vốn bạn có trong tay không nhất thiết phải là của bạn. Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng nó một cách khôn ngoan.

Có một câu nói lâu đời trong kinh doanh: Dòng tiền là vua. Thành công trong việc kinh doanh của bạn chỉ có thể phụ thuộc vào một điều. Đó là khả năng có thể quản lý dòng tiền một cách hiệu quả nhất của chính bạn.

Cách quản lý dòng tiền quán cafe hiệu quả cho hoạt động kinh doanh

Có một vài cách nhất định để bạn có thể duy trì được sự cân đối của dòng tiền ra và vào. Khi bạn đã có thể duy trì sự cân đối của dòng tiền, bạn sẽ duy trì được sự ổn định của dòng vốn lưu động. 

Giảm chi phí vận hành để nâng cao lợi nhuận 

Chi phí vận hành đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh của quán. Bạn có thể giảm bớt chi phí vận hành của cửa hàng thông qua một số cách sau đây:

1. Đánh giá, sắp xếp lại thực đơn

Hãy thu thập lại dữ liệu về việc bán hàng của cửa hàng trong một vài tháng hay một năm trước đây. Sau đó sử dụng chúng để so sánh doanh thu của từng loại nước và đồ ăn kèm. Thông qua cách này, bạn sẽ biết được đâu là loại thức uống được ưa chuộng nhất của cửa hàng. Và đâu là loại nước không có doanh số bán hàng cao. Hãy loại bỏ thức uống không thể đem lại cho cửa hàng doanh thu. Việc loại bỏ giúp bạn tiết kiệm được kha khá chi phí về nguyên liệu cho thức uống đó. 

Và bạn cũng không cần phải lo lắng về những vấn đề có thể xảy ra sau khi loại bỏ loại đồ uống đó. Bởi chúng không hề nhận được sự đánh giá cao nên khách hàng sẽ không nhận ra sự khác biệt. 

2. Thay thế những nguyên liệu ít sử dụng 

Khi đánh giá lại thực đơn, ngoài việc xem thức uống nào không được ưa chuộng, bạn cũng nên xem xét cẩn thận lại những nguyên liệu đang được sử dụng để pha chế. Hãy cân nhắc sử dụng những nguyên liệu có thể dùng được cho nhiều loại thức uống. Qua đó, không chỉ tiết kiệm được chi phí vận hành. Mà còn giảm thiểu được lượng rác thải trong nhà bếp. 

Tuy nhiên, bạn cũng cùng phải lưu ý một điều. Việc lựa chọn nguyên liệu kém chất lượng không phải là cách để giảm thiểu chi phí vận hành quán. Khách hàng có thể sẽ không nhận ra được sự thay đổi trong thực đơn. Nhưng chắc chắn rằng, họ có thể nhận ra ngay được sự thay đổi trong chất lượng của đồ uống. 

Định giá lại thực đơn 

Khi giá nguyên liệu dao động, biên lợi nhuận của bạn có thể sẽ bị thu hẹp theo. Nhưng thường là với số lượng nhỏ và bạn khó có thể nhận ra. Tuy nhiên, đến một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ nhận thấy rằng tỷ suất lợi nhuận của cửa có thể bị giảm xuống đến mức gây khó khăn cho công việc kinh doanh. 

Tính toán chi phí của từng sản phẩm bán ra

Biết được chi phí của từng loại thức uống hay đồ ăn nhẹ được bán ra trong cửa hàng của bạn là điều vô cùng cần thiết. Bởi vì thông qua đó, bạn mới có thể quyết định bán sản phẩm đó với mức giá bao nhiêu là hợp lý. Và giúp bạn thu được lợi nhuận cận biên, không bị lỗ vốn. Bạn có thể tính toán chi phí cho từng món bằng 5 bước sau đây: 

Bước 1: Đầu tiên, hãy lập danh sách nguyên liệu và số lượng của mỗi loại cần sử dụng cho từng loại đồ uống. 

Bước 2: Tính tổng chi phí nguyên liệu cho từng đồ uống. Bạn hãy chia trọng lượng của từng nguyên liệu được sử dụng trong công thức cho trọng lượng của đơn vị được bán. Sau đó lấy nhân với giá của đơn vị nói chung.

Bước 3: Tính tổng chi phí cho từng đồ uống. 

Bước 4: Sau đó hãy cộng tổng tất cả và từ đó xác định chi phí của cả thực đơn. 

Bước 5: Lấy tổng chi phí này chia cho số phần được phục vụ. Và con số có được sẽ là chi phí cho từng cốc nước mà bạn bán ra. 

Tip: Hãy điều chỉnh giá của loại đồ uống được bán chạy nhất trong menu. Bởi do đây là món được order nhiều nhất. Nên ngay cả khi có sự thay đổi nhỏ cũng sẽ tạo ra sự khác biệt lớn đối với dòng tiền và lợi nhuận của quán. 

Lập bảng dự toán quản lý dòng tiền

Cuối cùng, xây dựng bản dự toán quản lý dòng tiền cũng là một điều cần thiết nữa trong hoạt động kinh doanh quán cà phê vốn rất nhiều khó khăn và thử thách này. Một bản kế hoạch toàn diện sẽ giúp bạn có thể ưu tiên được các mục tiêu quan trọng. Cùng với đó là đánh giá và định lượng những khoản cần thiết, những điều cần thay đổi trong ngân sách sao cho phù hợp. Bạn hoàn toàn có thể dự đoán được doanh thu của quán trong tương lai thông qua việc theo dõi dòng tiền ra vào định kỳ kết hợp cùng bảng dự toán. Lập kế hoạch trước sẽ giúp bạn luôn suy nghĩ về mục tiêu cuối cùng của mình trước khi quyết định một điều gì đó.

Quản lý dòng tiền của quán cafe một cách hiệu quả là chìa khóa để đưa ra các quyết định trong kinh doanh một cách khôn ngoan và mang lại lợi nhuận. Là một trong những thước đo sâu sắc nhất về khả năng tài chính. Và cùng với đó khả năng sinh lời cũng như triển vọng lâu dài của quán cà phê. Nó cung cấp cho bạn câu trả lời về những gì đang diễn ra trong công việc kinh doanh hàng ngày của quán. 

Bạn có biết: HocaGroup.com hiện tại cung cấp giải pháp tổng thể về thiết bị máy pha cà phê, cà phê hạt và dịch vụ ngành F&B. Hãy liên hệ ngay với HocaGroup qua hotline 0862 132 229 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.