Bài toán kinh doanh quán cà phê | Kinh nghiệm lên kế hoạch

Mở quán cà phê là một trong những đam mê của nhiều người. Với những lý do đơn giản như thích uống, đam mê cà phê, mà còn ở lợi nhuận bền vững trong mô hình kinh doanh. Nhưng khi bạn bắt tay vào lên kế hoạch mở quán cà phê sẽ gặp không ít khó khăn. HocaGroup sẽ gợi ý cho bạn những công việc mà bạn phải làm trong quá trình mở quán cà phê.

Kiến thức cà phê cơ bản | coffee basic

Đầu tiên bạn phải biết rằng cà phê có nhiều giống nhưng cốt lõi thì vẫn bắt đầu từ 2 giống chính. Đó chính là giống Arabica và Robusta. Mỗi giống cà phê này sẽ có đặt tính về nơi trồng, cách chăm sóc, sơ chế, hương vị, hàm lượng caffein. Hiểu được hương vị sẽ giúp bạn pha chế ngon hơn. Hoặc đơn giản là bạn thấy quán cà phê của đối thủ đang có loại cà phê thơm ngon thì bạn sẽ có kiến thức để phối trộn (blend) cafe giống như vậy. Đặc biệt là bạn có thể tạo ra những loại cà phê có GU riêng cho quán.

Nhưng bạn đừng vui mừng vội, kiến thức thì cũng cần phải có sự kiên trì tìm tòi và học hỏi. Có thể sẽ lấy đi nhiều thời gian của bạn nhưng thành quả thì thực sự rất đáng. Bạn nên theo học một người có kinh nghiệm rang xay cà phê lâu năm.

| Xem thêm: Kiến thức cơ bản về cà phê rang mộc

Kiến thức dụng cụ pha chế

Song song với kiến thức cơ bản về cà phê thì bạn phải biết và nắm được công dụng của những dụng cụ pha chế để lên kế hoạch mua phù hợp. Tránh lãng phí và mua những dụng cụ không cần thiết. Sau đây là những dụng cụ phù hợp cho từng mô hình mở quán.

Quán cà phê đặc sản (specialty coffee): máy pha cà phê, máy xay cà phê, dụng cụ Pour, French Press, Kalita Wave… Lưu ý đây là những gợi ý, tuỳ theo quy mô và ngân sách của chính bạn mà có thể thêm hoặc bớt. 

Quán cà phê truyền thống: Phin cà phê nhôm, phin sứ, phin inox…Mỗi loại phin sẽ có kích thước khác nhau, bạn phải dựa vào quy mô của quán mà chọn lựa phù hợp. Ở mô hình này nếu bạn có nguồn khách hàng trẻ thì nên sắm cho mình thêm bộ máy xay và máy pha cà phê.

Xem thêm: Cách chọn phin cà phê cho quán

Kiến thức phương pháp pha chế cafe

Nếu bạn đang có câu hỏi rằng tại sao phải học pha chế trong khi có thể thuê nhân viên pha chế. Đúng là bạn có thể thuê nhân viên pha chế. Nhưng bạn cũng phải biết và phân biệt được như thế nào là đúng. Và quan trọng là tối ưu quy trình làm việc, vận hành cho quán.

Theo kinh nghiệm của HocaGroup thì có kiến thức về pha chế bạn sẽ tính toán được vốn đầu tư ban đầu. Từ đó cân đối chi phí và chọn mô hình quán phù hợp hơn. Tránh tình trạng đổ tiền vào xây dựng quán thật hoành tráng và sau đó tình cạn kiệt nguồn lực mua sắm trang thiết bị pha chế.

Ở bài này thì HocaGroup chỉ đi sơ qua những phương pháp pha cơ bản:

Pha cà phê phin: đây là cách pha cà phê truyền thống của chúng ta. Sử dụng cà phê được chiết xuất từ phin để pha cà phê đá, sữa, bạc xỉu…

Pha cà phê sử dụng áp suất: Sử dụng máy pha cà phê, Aeropress. Có nhiều thức uống từ cà phê 

Pha cà phê đun sôi: sử dụng dụng cụ pha chế như Syphon, Moka pot

Pha cà phê ngâm: bao gồm những phương pháp French Press, Cold Brew.

Xem thêm: Các phương pháp pha chế cà phê

Lên kế hoạch chi phí mở quán cà phê

Tiếp đến là cần bao nhiêu ngân sách đây là vấn đề cần suy nghĩ nhiều. Sau ngân sách mở quán là ngân sách dự trù vì khi bắt tay vào làm thì mới có nhiều khoản phát sinh. Nếu bạn có kinh nghiệm lên danh sách thì sẽ không phạm quá nhiều vào ngân sách dự trù. Sau đây là những khoản chi phí chiếm nhiều trong quán cà phê:

1. Chi phí mặt bằng (nếu là mặt bằng nhà không phải trả tiền bạn cũng phải hoạch toán vào, để có thể tính toán được chi phí cơ hội)
2. Chi phí nội, ngoại thất, trang trí.
3. Chi phí trang thiết bị pha chế, ly tách, đồng phục, công cụ dụng cụ pha chế, máy lạnh, quạt, phun sương.
4. Chi phí tuyển dụng, lương nhân viên.
5. Chi phí quảng cáo trước, trong và sau khi khai trương (chi phí khuyến mãi cho khách)
6. Chi phí nguyên vật liệu.

Trên đây là một trong những chi phí tiêu biểu mà bất kì ai mở quán cà phê cũng điều phải thống kê. Khi bạn hoạch toán được chi phí này chính xác, bạn mới có thể chủ động huy động chuẩn bị ngân sách.

Xem thêm: Phân chia chi phí mở quán cà phê chi tiết

Cách chọn mặt bằng mở quán

Có thể nói thành công hay thất bại điều ở bước này. Chọn mặt bằng tốt giúp bạn tăng tỉ lệ thắng game lên đến 70%. Nếu bạn có được một mặt bằng tại địa điểm tốt như gần công viên, trường học, khu văn phòng, công ty… bạn sẽ có nhiều lựa chọn về mô hình. Cơ động chuyển đổi mô hình nhanh nếu mô hình hiện tại không hiệu quả.

Tiêu chí để đánh giá là một mặt bằng tốt:

1. Chủ cho thuê nhà có tâm.
2. Gần những nơi có dịch vụ công cộng.
3. Có chổ để xe phù hợp, càng rộng ràng tốt.
4. Tránh đường lớn có nhiều bụi (nếu quán không có máy lạnh)
5. Buôn có bạn, bán có phường (khu vực có nhiều quán, nhưng phải làm tốt hơn đối thủ)

Xem thêm: Phân chia chi phí mở quán cà phê chi tiết

Nghiên cứu thị trường xung quanh | Market research

Hầu hết mọi người điều ngại triển khai công việc này, nhưng mà hầu hết thì không biết làm hoặc làm không đúng. Tuy nhiên làm tốt được những công việc hậu kì bạn sẽ giảm sai sót.

Nghiên cứu thị trường bao gồm nghiên cứu: Khách Hàng và Đối Thủ. Bạn chỉ nên áp dụng đối với những đối thủ và khách hàng tính từ mặt bằng mở rộng ra xung quanh 3 km, không nên rộng hơn.

1. Khách hàng: bạn nghiên cứu độ tuổi, giới tính, cà phê hay uống, mức giá chấp nhận được, không gian mà khách hàng thích, thói quen uống cafe, uống cafe với ai…
2. Đối thủ: về diện tích, nhân viên, lương của nhân viên, giá thành, đối tượng uống tại quán của đối thủ. Điều quan trọng là bạn phải ứng dụng được ma trận (swot) vào phân tích ưu nhược điểm, cơ hội, nguy cơ.

Xem thêm: Cách phân tích đối thủ khi mở quán cà phê.

Tìm hiểu từng mô hình kinh doanh quán cafe

Đây có lẽ là một phần cũng rất quan trọng. Bạn phải hiểu “Mô Hình” có sẵn là những cấu trúc hoạt động đã được một số người chứng minh rồi. Chính vì thế mà nó có khả năng thành không hơn. Ở đây Hocagroup sẽ không khuyến kích các bạn khám phá những cái mới, nhưng hãy biết định lượng sức mà làm. 

Chúng ta hãy đi vào các mô hình đang có trên thị trường. 

1. Mô hình quán cà phê Take Away.
2. Mô hình cà phê container.
3. Mô hình nhượng quyền thương hiệu có sẵn.
4. Mô hình cà phê sân vườn.
5. Mô hình cà phê hát với nhau.

Tất nhiên là có những biến thể khác nhưng đây là những mô hình quán cà phê cơ bản mà bạn nên biết. Khi hiểu hết những mô hình này bạn sẽ có định hướng cho mặt bằng mình đang sở hữu.

| Xem thêm: Những mô hình kinh doanh cà phê Take Away hiện nay

Thủ tục đăng ký kinh doanh và mở quán cafe

Nếu bạn không muốn ngay ngày khai trương bị ai đó gọi tên thì làm ngay công việc này từ ban đầu. Sau đây là những thủ tục đăng ký bạn phải chuẩn bị khi mở quán và phê.

1. Giấy phép kinh doanh đúng lĩnh vực dịch vụ, quán cà phê. 
2. Giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm.
3. Xác định những loại thuế phải nộp theo quy định của nhà nước.

Đây là bài viết chi tiết về thủ tục và quy trình đăng ký kinh doanh quán cà phê. Hướng dẫn cụ thể về nơi nhận hồ sơ, chọn loại hình đăng ký nào…

| Xem thêm: [Chi tiết] Thủ tục đăng ký kinh doanh quán cà phê năm 2021

Thiết kế, trang trí quán cà phê

Trong phần bày bạn chia làm làm nhiều khu vực để dễ dàng thiết kế và trang trí hơn.

1. Khu vực mặt tiền: đảm bảo khách hàng đi từ xa có thể dễ dàng thấy và tìm kiếm. nhưng bên cạnh đó cũng phải phù hợp với mỹ quan và giao thông.
2. khu vực giữ xe: đảm bảo an ninh có camera.
3. Khu vực quầy pha chế: thoáng mát, không quá kín cũng không quá lộ thiên.
4. khu vực nhà vệ sinh: đầy đủ tiện nghi, đề cao lối thiết kế sạch sẽ.
5. khu vực ngồi uống cà phê: ở khu vực này nếu mặt bằng có diện tích rộng thì bạn phải tối ưu được nhiều khu vực ngồi cho nhiều đối tượng (khách hàng ngồi làm việc, ngồi trò tám với bạn, ngồi đọc sách…) 

Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm về việc này thì có thể thuê một đơn vị chuyên nghiệp setup công việc này. Có thể sẽ đắt hơn nhưng hiệu quả trên chi phí vốn thì rất phù hợp.

Chọn thức uống, lên menu phù hợp

Ngoài mặt bằng thì lên menu, chọn thức uống là công việc quan trọng đứng thứ nhì. Với kinh nghiệm của HocaGroup, danh sách menu quán cà phê phải được chia thành nhiều nhóm cụ thể.

Nhóm 1: một loạt những thức uống được làm từ cà phê ( cà phê đá/sữa, bạc sỉu, espresso, cappuccino, latte..)

Nhóm 2: Thức uống về trà (trà chanh, trà đào, trà sữa….)

Nhóm 3: Thức uống trái cây (nước ép, sinh tố…)

Nhóm 4: Thức uống theo trend.

Nhóm 5: Nước đóng chai (sting, rebull, trà xanh…), ở nhóm thức uống này thì nếu là mô hình lớn bạn nên hạn chế bán.

Nhóm 6: Những thức ăn nhẹ, không qua nhiều công đoạn chế biến như bánh ngọt, các loạii hạt… tăng doanh thu trên khách hàng.

Xem thêm: Cách lên menu chi tiết cho từng quán cà phê.

Tìm nguồn cung cấp cà phê hạt chất lượng – uy tín

Tuỳ theo mô hình quán, doanh số của bạn mà việc chọn cà phê có quan trọng hay không. Nếu doanh số quán của bạn không tập trung vào cà phê thì hãy đọc sơ qua. Nhưng ngược lại thì hãy lựa chọn kỹ nhà cung cấp cà phê hạt chất lượng và uy tín.

Những nhà cung cấp cà phê hạt trên thị trường nhiều vô số, nhưng để tìm được một đối tác đi cùng mình thì rất khó. Các bước để tìm nhà cung cấp như sau:

1. Liệt kê ra những nhà cung cấp bạn biết
2. Đi tận nơi tham khảo cũng như thử và xin mẫu
3. Ghi lại những ưu đãi kèm theo nếu lấy cà phê lâu dài.
4. So sánh và đi đến kết luận.

Tại HocaGroup thì có hợp tác với nhiều nhà cung cấp cà phê nhưng thương hiệu mà HocaGroup đề xuất cho bạn là cà phê của Cascafe. Cascafe liên kết với nguồn cung ứng cà phê nhân, giúp đảm bảo nguồn hàng và chất lượng đồng đều.

Đặc biệt khi bạn sử dụng cà phê của Cascafe thì sẽ có những nhân viên có kinh nghiệm hướng dẫn pha chế MIỄN PHÍ những món từ cà phê. Xem thêm các loại cà phê rang mộc.

Tuyển nhân nhân viên khi mở quán cà phê

Bước tuyển nhân viên sẽ phụ thuộc vào quy mô quán. Nhưng thường thì sẽ có những vị trí sau: 

1. Nhân viên pha chế: đề cao kỹ năng, khả năng sáng tạo và kinh nghiệm làm việc.
2. Nhân viên thu ngân: đề cao tính trung thực, sự nhanh nhẹn, kết nối các bộ phận.
3. Nhân viên phục vụ: lựa chọn người có ngoại hình, khéo ăn nói, tác phong nhanh nhẹn.
4. Bảo vệ: nên sử dụng dịch vụ bảo vệ, để bạn không phải đau đầu khi mất xe.

Lưu ý: nên tuyển dụng trước để đào tạo, tránh tình trạng khi gần khai trương rồi mới tuyển, sẽ khó vận hành trơn tru. Không nên tuyển dụng nhiều, khi tăng nhân sự phải ngồi lại suy nghĩ định lượng công việc.

Marketing trước ngày khai trương quán 

Ở phần việc này bạn phải phân chia làm hai kênh quảng cáo: kênh offliine và online.

1. Kênh Offline: in ấn bạc hiflex nội dung khuyến mãi treo từ lúc bạn sửa mặt bằng. tiếp đến gần đến ngày khai trương bạn có thể triển khai thêm phần việc phát tờ rơi.
2. Kênh Online: ở dạng kênh này bạn nên tiếp cận khách hàng qua facebook và instagram, tiktok. Nếu có ngân sách chạy quảng cáo thì nên chạy liên tục trước ngày khai trương 3 – 5 ngày. Đăng ký gian hàng trên Grab, Baemin, Gojet để tăng doanh thu.

Nên có những chương trình khuyến mãi “thực sự”. Thực sự ở đây là đúng theo nghĩ khuyến mãi chứ không phải dùng để câu khách. Khách hàng hiện tại rất thông thái, và có nhiều sự lựa chọn.

Xem thêm: Marketing cho quán cà phê.

Cuối cùng là khai trương quán cafe

Đây là giai đoạn định vị thương hiệu trong mắt khách hàng. Nếu bạn làm tốt những công việc chuẩn bị thì khai trương sẽ gia tăng thêm hiệu ứng tốt, và ngược lại. Phần nào cũng thông báo cho khách hàng biết về quán của bạn mới mở, có nhiều trải nghiệm mới.

Để khai trương tốt bạn phải chuẩn bị được những chương trình thật sự chất lượng và marketing từ lúc trước ngày khai trương. Bạn nên có các phương án khi khách đến quá đông, hoặc quá ít. 

Những công việc cần chuẩn bị khi khai trương:

1. Thời gian khai trương: thường là thứ 7 hoặc chủ nhật (nên vào ngày thứ 7 và kéo dài đến chủ nhật).
2. Lên danh sách khách mời (có thể là bạn bè, gia đình để tăng hiệu ứng).

Xem thêm: Khai trương quán cà phê như thế nào để đông khách

HocaGroup hi vọng mọi người dựa vào những kinh nghiệm này để lên cho mình một kế hoạch mở quán cà phê phù hợp nhất. Từ đó nâng cao xác xuất mở quán thành công của mình.

Bạn có biết: HocaGroup.com hiện tại cung cấp giải pháp tổng thể về thiết bị máy pha cà phê, cà phê hạt và dịch vụ ngành F&B. Hãy liên hệ ngay với HocaGroup qua hotline 0862 132 229 để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.